Обычно QSL-карточка представляет собой открытку и имеет соответствующий формат. 

IARU (Международный радиолюбительский союз) рекомендует формат 9х14 см и плотность бумаги не менее 180 г / м кв. Позывной сигнал радиостанции-отправителя должен быть воспроизведен типографским способом или нанесен оттиском штампа, надпись своего позывного от руки не допускается, такая QSL будет недействительна для многих дипломов. Современные технологии позволяют печатать карточку на принтере. Казалось бы, чем этот вариант отличается от надписанного от руки позывного? Ведь напечатать сейчас все что угодно не сложней, чем подписать фломастером… Ну что сказать… Джентльменам верят на слово, но я, когда отправляю такие QSL, ставлю штампик «Verified by UA9OAP». Такой же штампик принято ставить на специальную наклейку с напечатанными на принтере данными о QSO. Может быть, это излишне, но зато с моей карточкой ни у кого проблем не будет.


Поскольку QSL-карточка — документ, подтверждающий факт проведения QSO, то и заполнять ее надо как документ.От руки карточки заполняются аккуратным и разборчивым почерком, темными (синими, фиолетовыми, черными) чернилами. Не следует использовать красную, зеленую пасту, карандаш.На карточке не допускаются исправления (это документ!), QSL с исправлениями недействительна. если заполняя, ошиблись, то нужно взять новый бланк и заполнить его без ошибок. Нельзя обводить какие-либо данные на QSL. Иногда «для красоты» обводят позывной корреспондента фломастером. не нужно этого делать: чересчур принципиальный дипломный менеджер может «забраковать» такую QSL. Карточка заполняется с использованием латинского алфавита, на английском языке, используются кодовые выражения. Конечно, можно добавить от себя сообщения, пожелания на родном языке корреспондента. При заполнении карточки нужно следить, чтобы буквы и цифры читались однозначно и не путались U и V, I и J, цифра 1 и буква I, буква O и цифра 0. Цифру 0 для этого принято перечеркивать косой чертой.Дату лучше писать так: 11 Nov 2011, то есть месяц указывать словом: Jan, Feb, Mar, Apr, May, Jun, Jul, Aug, Sep, Oct, Nov, Dec. Если указать, например 09.10.11., то такое написание даты может вызвать разночтения: не во всех странах принята последовательность «день-месяц-год». Применяется и «месяц-день-год», и «год-месяц-день».

  Время проведения радиосвязи указывается на QSL — UTC (всемирное координированное время — Coordinated Universal Time — стандарт, по которому общество регулирует часы и время; UTC было введено вместо устаревшего среднего времени по Гринвичу — GMT). Вообще, на карточках встречаются обозначения и UTC, и GMT, и UT, но различие между ними несущественно, и для радиолюбительских целей можно считать, что это одно и то же.как пересчитать местное время в UTC? Сейчас, после отмены перехода на зимнее время, — проще простого! разница Московского времени (MSK) с UTC — 4 часа, для Киева - 2 часа. То есть UTC = MSK — 4. Получается, что 10 утра в Москве будет соответствовать 6:00 UTC, в 10 утра в Киеве будет соответствовать 8:00 UTC. Можно в адресной строке браузера набрать time.yandex.ru, нажать «Добавить часы» и в строке наберите GMT — на экране появятся часы, отображающие точное время по Гринвичу.  

  Модуляция (вид излучения) указывается обычно так, как это принято у радиолюбителей: u SSB (Single side band) — однополосная модуляция, иногда указывается USB или LSB — верхняя или нижняя боковая полоса соответственно; u CW (Continuous wave) — телеграф;   u FM (Frequency modulation) — частотная модуляция; u AM (Amplitude modulation) — амплитудная модуляция; u RTTY (Radio teletype) — радиотелетайп; u SSTV (Slow scanning television) — телевидение с медленной разверткой; u BPSK, QPSK, FSK и т. д. — цифровые виды связи.на карточке нужно однозначно указать, что имела место двухсторонняя радиосвязь: 2xSSB, 2xCW (2 way CW) и т. д. если было смешанное QSO, то указывается  SSB / CW. Это необходимо опять же из-за условий многих дипломов: когда в положении о дипломе указывается, что он выдается за радиосвязи только телеграфом, или только телефоном, или только смешанные (MIXED). Поэтому, если на карточке нет определенного указания, что QSO двухсторон-нее SSB, то принципиальный дипломный менеджер может «зарубить» эту связь.

  Диапазон достаточно указать в метрах или (что чаще бывает) в мегагерцах. Иногда на карточках указывают точную частоту в килогерцах. но это необязательно. 

  Рапорт. Тут все просто: используется шкала RS, RST.


Итак, карточка заполнена. Надо ее отправить корреспонденту. Как это сделать? Если обычной почтой отправлять на домашние адреса всем, с кем удалось провести QSO — будет очень дорого. Поэтому так никто не делает. Для этого с незапамятных времен существуют так называемые QSL-бюро. Принцип работы разных QSL-бюро мира проще объяснить на примере. Во-первых, понятно, что отправить пачку карточек бандеролью в один адрес дешевле, чем отправлять по одному экземпляру отдельным письмом. Радиолюбитель выписывает карточки за какой-то период — получается некоторое количество: у кого-то десять штук, у кого-то несколько килограмм. Затем карточки сортируются по странам мира и областям своей страны и передаются в свое региональное QSL-бюро. Также поступают десятки и сотни других радиолюбителей региона: передают свою сортированную QSL-почту в местное бюро. Региональное QSL-бюро, собрав от радиолюбителей региона QSL-почту за определенный период (обычно от месяца до по-лугода), формирует бандероли в адрес различных региональных QSL-бюро россии и отправляет ее как бы «оптом» — бандеролью. Почту, предназначенную для зарубежных радиолюбителей, отправляют в центральное бюро. Там она собирается по странам, формируется и отправляется в каждую конкретную страну мира. Поступающая в центральное (национальное) QSL-бюро почта сортируется по регионам и отправляется в каждый регион по мере формирования достаточного объема для бандероли или посылки. В региональном QSL-бюро почта сортируется по позывным сигналам получателей, и каждый радиолюбитель может лично забрать причитающуюся ему пачку карточек. Такой способ QSL-обмена хотя и затратный по времени (карточка может идти до корреспондента полгода — год), но оптимальный по расходам.